Comment cela se passe-t-il…
I – les Débuts
Un évènement à réaliser signifie qu’il y a un client qui est en demande. Et pour cela, les clients pour lesquels j’ai effectué quelques petits événements sont venus vers moi de différentes manières, surtout lors de mes débuts.
Soit il s’agissait de personnes proches, à qui je proposais d’organiser leurs anniversaires, des repas de famille, entre amis mais encore des soirées ou des annonces.
Soit par la suite, des connaissances me demandaient de gérer de petits événements.
Au fur et à mesure cela est devenu de plus en plus important et mon travail touchait de plus en plus de monde.
Après ces prises de contact, nous discutons de l’événement à organiser et ensuite des envies plus ou moins précisées de chacun. Pas besoin d’avoir d’idées concrètes, c’est la partie justement où l’on peut le plus s’amuser. Discuter et échanger sur ce que l’on découvre, cela entraînera de nouvelles idées et c’est à ce moment que tout prend forme même si bien sûr encore de nombreuses idées obligatoires par la suite.
Certains clients n’ont même pas envie de participer à la mise en forme du projet et n’indiquent que leurs goûts pour guider un minimum et éviter que l’on se trompe.
Enfin vient la question du budget et à partir de ce moment-là, nous savons quelle direction nous pouvons prendre pour l’organisation.
Je n’aime pas parler d’argent dès le départ et je préfère faire connaissance avec mes clients ainsi que discuter de leur projet dans un premier temps, cela met beaucoup plus à l’aise et surtout cela permet de créer un lien plus humain. Cette manière de procéder correspond beaucoup plus à mon caractère et à ma manière d’être.
La répartition du budget est également évoquée car dans chaque évènement, les clients ne souhaitent pas avoir toutes les prestations possibles mais seulement certaines. Le budget est donc réparti en fonction aussi des envies des clients par rapport à leurs demandes : décoration, scénographie, traiteur, pâtissier, DJ, lumière, et autres prestataires spécifiques.
II – LES IDÉES
Quand tout est en accord avec le client, nous commençons à chercher toutes les inspirations pour l’événement et le thème choisi, s’il y en a un.
Tout a un lien, aussi bien la décoration que les supporteurs en fonction, encore une fois, de la demande.
Les sites internet vont fortement aider à trouver les idées mais aussi en se baladant, en parlant autour de moi et en farfouillant dans les boutiques, ce qui est plaisant à faire.
Tout au long de ces recherches, je prends des notes, je fais des brouillons, j’imprime des feuilles, je trouve des échantillons, je crée des planches, des moodboards, pour mettre en place tout le schéma qui se monte pour l’évènement en préparation. Je commence aussi à voir le budget de ce que coûterait toute cette mise en place.
En parallèle, une fois les premières idées posées sur papier, je contacte des prestataires pour qu’eux de leur côté travaillent sur des devis que j’analyserai par la suite. Cela me permet d’avancer moi de mon côté sur toute la mise en place de la décoration.
Encore une fois, si l’on me demande de faire la scénographie car je peux gérer aussi seulement la partie organisation et faire appel à un prestataire pour la décoration en fonction des événements demandés.
C’est la partie où l’on peut tout imaginer et plusieurs planches peuvent être créées si plusieurs idées dans le même thème présenté.
Une fois cela fait, je contacte les clients pour leur montrer l’avancée des recherches et bien sûr voir avec eux ce qui leur plait ou non et dans quel sens continuer à travailler.
Quand toute cette partie est terminée et validée avec le client, alors on passe à la partie suivante : contacter les prestataires et valider les devis choisis si cela tient dans le budget.
exemple d’un moodboard présenté à un client pour la mise en place d’un pop up store au niveau de la décoration
III – CONTACT AVEC LES PRESTATAIRES
C’est à ce moment que l’on détermine définitivement les fournisseurs avec lesquels je vais travailler pour les événements en question. Ceux-ci ont déjà été préalablement ciblés et des devis ont pu être aussi demandés. Il ne faut pas oublier de parler de la date au patient car ce n’est pas une fois que les clients ont validé, qu’il faut leurs dire que finalement ça ne sera pas possible pour une question de date…
A ce moment-là, nous finalisons les demandes avec les prestataires. Il s’agit aussi de valider des devis qui avaient été demandés et aussi de consentir si cela devient juste sur le budget.
Le but étant de se laisser une marge en cas d’imprévu ou si une nouvelle idée émerge, ce qui ne causera aucun problème car tout aura été prévu en avance.
Nous voilà opérationnels et la date de l’événement arrive à grand pas.
Petit point à garder en tête, ne pas oublier de vérifier soit avec les prestataires que tout toujours ok pour la date prévue.
IV – le Jour J
Nous y sommes, LE jour de l’événement.
Les jours qui précèdent, je suis en contact pour les derniers ajustements avec mes clients.
En effet, il faut tout revoir pour le déroulement de ce jour en termes de préparation, mise en place, arrivée des prestataires, des invités jusqu’à la fin de celui-ci, c’est-à-dire jusqu’à la dernière minute et qu’il n’y ai plus personne.
Tout doit être calé de A à Z pour que les clients profitent au maximum de leur événement sans se soucier du moindre détail.
Pour ce fameux jour, petite astuce :
- Préparer un petit sac avec des indispensables pour palier au minimum aléa
- Venir revoir le lieu pour voir si tout est ok
- Si le lieu peut être utilisable la veille de l’événement, commencer l’installation sinon tôt le matin
- Accueillir les prestataires
- Contrôler la mise en place
- Accueillir les invités
Pendant la journée ou la soirée où se déroule l’événement, s’assurer que tout se passe comme prévu et s’il y a un problème disponible pour les gérer sans que cela ne perturbe possiblement.
